Hoe het Heilig-Hartziekenhuis Lier betaaldrempels wegneemt

Flinterdunne marges maken een gezonde cashflow cruciaal

Ziekenhuizen werken met bijzonder kleine marges. Ook in het Heilig-Hartziekenhuis Lier bedraagt die amper 1%. Een gezonde cashflow is dan ook essentieel voor de dagelijkse werking.

Bovendien verloopt de facturatie in ziekenhuizen vaak met enige vertraging. Door de complexe regels rond medische prestaties ontvangen patiënten hun factuur soms pas weken of maanden na hun behandeling.

Wanneer de factuur uiteindelijk bij de patiënt terechtkomt, is het dus belangrijk dat de betaling niet onnodig wordt uitgesteld.

En daar speelt betaalgemak een belangrijke rol. Want elke extra handeling in het betaalproces is een mogelijke reden om de factuur even opzij te leggen. Met het risico dat de betaling vervolgens vergeten wordt.

Digitale facturen worden gemiddeld 10 dagen sneller betaald

Het Heilig-Hartziekenhuis Lier zet daarom in op een combinatie van papieren en digitale facturatie. Patiënten kunnen hun factuur eenvoudig online betalen via een QR-betaalcode op de papieren factuur of een betaalknop in de e-mail.

De betaalgegevens zijn daarbij vooraf ingevuld en kunnen niet worden gewijzigd. Zo hoeven patiënten geen rekeningnummer of gestructureerde mededeling over te nemen en zijn fouten bij de betaling uitgesloten.

Die aanpak werpt duidelijk zijn vruchten af. Digitale facturen worden gemiddeld 10 dagen sneller betaald dan papieren facturen.

Maar ook op het vlak van administratieve opvolging merkt het ziekenhuis een verschil. Sinds de samenwerking met POM moet het minder betaalherinneringen versturen. Dat bespaart niet alleen tijd, maar verlaagt ook de kosten voor de opvolging van openstaande facturen.

Realtime inzicht in de betaalstatus

Naast het betaalgemak voor patiënten biedt het digitale verzendplatform van POM ook heel wat voordelen voor de medewerkers van de facturatiedienst.

Dankzij de realtime opvolging hebben zij op elk moment zicht op de betaalstatus van facturen. Zo kunnen ze eenvoudig nagaan welke facturen betaald zijn en welke nog openstaan. Dat maakt de administratie overzichtelijker en efficiënter.

Bovendien kunnen medewerkers patiënten met vragen sneller verderhelpen, doordat ze meteen kunnen nagaan welke communicatie wanneer werd verstuurd en wat de betaalstatus van de factuur is.

Volgens Stefaan werkt die realtime opvolging ook heel motiverend: medewerkers zien de betalingen live binnenkomen en krijgen zo direct zicht op het resultaat.

Niet elke onbetaalde factuur heeft dezelfde oorzaak

Uiteraard is niet elke patiënt die zijn factuur niet betaalt, die simpelweg vergeten. Sommige patiënten beschikken niet over de financiële middelen om hun ziekenhuisfactuur (op tijd) te betalen.

En net daar speelt de maatschappelijke opdracht van een ziekenhuis een belangrijke rol.

Het Heilig-Hartziekenhuis Lier houdt bij de opvolging rekening met die verschillende situaties. Zo werkt het ziekenhuis met een systeem van kleurcodes in het elektronisch patiëntendossier. Afhankelijk van de situatie kan de sociale dienst worden ingeschakeld, een arts worden betrokken of rechtstreeks contact worden opgenomen met de patiënt.

Ook afbetalingsplannen behoren tot de mogelijkheden.

Een efficiënte opvolging van openstaande facturen is dus belangrijk, maar moet ook rekening houden met de financiële situatie van patiënten. Technologie kan heel wat drempels wegnemen, maar vervangt de menselijke aanpak niet.

Betaaldrempels wegnemen begint al vóór de factuur

Een ander belangrijk aandachtspunt is duidelijkheid over de kosten.

Patiënten ontvangen hun ziekenhuisfactuur vaak pas geruime tijd na hun behandeling. Wanneer de uiteindelijke kostprijs hoger uitvalt dan verwacht, kan dat voor onaangename verrassingen zorgen.

Daarom probeert het Heilig-Hartziekenhuis Lier patiënten ook vooraf zo goed mogelijk te informeren over de kosten die ze mogen verwachten.

Denk bijvoorbeeld aan het prijsverschil tussen een eenpersoonskamer en een tweepersoonskamer. Door vooraf een kostenraming te geven, weten patiënten beter waar ze financieel aan toe zijn.

Want drempels om te betalen wegnemen begint niet pas wanneer de factuur wordt verstuurd. Ook duidelijke en transparante communicatie vooraf maakt deel uit van een goed facturatieproces.

___

🎧 Benieuwd naar het volledige gesprek met Stefaan Vansteenkiste? Bekijk of beluister de volledige aflevering via YouTube, Spotify of Apple Podcasts.