Comment l'hôpital Heilig-Hart Lier facilite le paiement des factures

Avec des marges très faibles, une trésorerie solide est essentielle

Les hôpitaux fonctionnent avec des marges extrêmement réduites. À Heilig-Hartziekenhuis Lier, cette marge n'est que de 1 %. Une trésorerie solide est donc essentielle au bon fonctionnement quotidien de l'établissement.

De plus, la facturation hospitalière intervient souvent avec un certain décalage. En raison de la complexité des règles de facturation des prestations médicales, les patients reçoivent parfois leur facture plusieurs semaines, voire plusieurs mois après leur traitement.

Une fois la facture envoyée, il est donc important d'éviter tout retard de paiement inutile.

C'est là que la simplicité du processus de paiement fait toute la différence. Chaque étape supplémentaire peut inciter le patient à remettre le paiement à plus tard, avec le risque de finir par l'oublier.

Des factures électroniques payées en moyenne 10 jours plus tôt

Heilig-Hartziekenhuis Lier combine facturation papier et électronique. Les patients peuvent facilement régler leur facture en ligne, en scannant le code QR sur leur facture papier ou en cliquant sur le bouton de paiement intégré à l'e-mail.

Les données de paiement sont préremplies et ne peuvent pas être modifiées par le payeur. Les patients n'ont donc pas besoin de recopier le numéro de compte ou la communication structurée, ce qui évite toute erreur de saisie des données de paiement.

Et cette approche porte ses fruits. Les factures électroniques sont payées en moyenne 10 jours plus tôt que les factures papier.

L'hôpital constate également des avantages dans le suivi des paiements. Depuis le début de sa collaboration avec POM, il doit envoyer moins de rappels de paiement. Un gain de temps qui permet également de réduire les coûts liés au suivi des factures impayées.

Une visibilité en temps réel sur le statut des paiements

Au-delà de la simplicité de paiement pour les patients, la plateforme d'envoi numérique de POM offre également de nombreux avantages aux collaborateurs du service de facturation.

Grâce au suivi en temps réel, ils peuvent consulter à tout moment le statut de paiement des factures. Ils identifient immédiatement celles qui ont été réglées et celles qui restent ouvertes, ce qui simplifie la gestion administrative et rend le suivi plus efficace.

Les collaborateurs peuvent également répondre plus rapidement aux questions des patients. Ils disposent en effet d'un historique des communications envoyées, avec leurs dates d'envoi, ainsi que du statut de paiement actualisé de chaque facture.

Selon Stefaan, cette visibilité en temps réel a également un effet motivant sur les équipes : elles voient les paiements s'enregistrer au fur et à mesure et peuvent ainsi constater directement les résultats de leur travail.

Toutes les factures impayées ne s'expliquent pas de la même manière

Bien entendu, un patient qui ne règle pas sa facture ne l'a pas nécessairement oubliée. Certains patients ne disposent tout simplement pas des moyens financiers nécessaires pour payer leur facture hospitalière, ou du moins pas dans les délais prévus.

C'est précisément dans ces situations que la mission sociale de l'hôpital prend toute son importance.

Heilig-Hartziekenhuis Lier tient compte de ces différentes réalités dans le suivi des factures impayées. L'établissement utilise notamment un système de codes couleur dans le dossier patient informatisé. Selon la situation, le service social ou un médecin peut être sollicité, ou le patient peut être contacté directement.

Des plans de paiement peuvent également être proposés.

Un suivi efficace des factures impayées est essentiel, mais il doit aussi tenir compte de la situation financière des patients. La technologie permet de lever de nombreux obstacles au paiement, sans pour autant remplacer l'accompagnement humain.

Faciliter le paiement commence bien avant l'envoi de la facture

La transparence sur les coûts constitue un autre élément essentiel.

Les patients reçoivent souvent leur facture hospitalière un certain temps après leur traitement. Si le montant final est plus élevé que prévu, cela peut réserver de mauvaises surprises.

C'est pourquoi Heilig-Hartziekenhuis Lier veille également à informer les patients le plus clairement possible, en amont, des frais auxquels ils peuvent s'attendre.

Prenons par exemple la différence de prix entre une chambre individuelle et une chambre à deux lits. En fournissant une estimation préalable des coûts, l'hôpital permet aux patients de mieux anticiper les dépenses liées à leur séjour.

Car faciliter le paiement ne commence pas au moment de l'envoi de la facture. Une communication claire et transparente en amont fait elle aussi partie intégrante d'un processus de facturation efficace.

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